Factura electrónica
Posted by Yupai
Es un comprobante de pago emitido a través del sistema de emisión electrónica desarrollado desde los sistemas del contribuyente. Se pueden emitir también Notas de Crédito y/o Débito.
Una factura electrónica tiene las mismas características y efectos que una factura física en papel. Recordemos que una factura es un justificante ante la entrega de bienes o la prestación de servicios.Una factura electrónica es solo un formato electrónico.
Es importante resaltar que la emisión de una factura electrónica debe ser autorizada por el receptor. La factura electrónica, por tanto, es una alternativa legal a la factura tradicional en papel.
Normativa legal
Las facturas electrónicas están reguladas por el Real Decreto 1619/2012. En este Reglamento se redactan los puntos básicos que debe cumplir una factura emitida en físico o de manera electrónica.
En él se regulan aspectos como:
Obligación de expedir factura.
Tipos de facturas: completa u ordinaria y simplificada.
Expedición por terceros.
Contenido de la factura.
Requisitos de las facturas: legibilidad, autenticidad e integridad.
Especificidades de la factura electrónica.
Plazos.
Otras facturas: recapitulativa, duplicados, rectificativas.
Regímenes especiales.
Conservación.
Legibilidad, autenticidad e integridad
Las facturas físicas deben garantizar:
La legibilidad de la factura.
La autenticidad del origen de la factura, incluye establecer la identidad del obligado a su expedición y de la persona que emite la factura.
La integridad del contenido de la factura, este no puede ser modificado
En el caso de la factura electrónica:
La legibilidad está a cargo de la empresa que diseñó el software
La autenticidad y la integridad se pueden medir de la siguiente manera:
Mediante firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido.
A través de la SUNAT y que ellos mismos hayan validado las facturas
Por medio de controles de gestión que las empresas utilizan y que permitan crear una auditoría confiable, creando un vínculo entre la factura y los bienes o servicios que se documentan en la misma.
Tipos de facturas electrónicas
Es fundamental describir los tipos de facturas electrónicas que existen: el formato estructurado y el formato no estructurado. Asimismo, es necesario distinguirlas para que el cliente pueda elegir estando bien informado.
Cabe resaltar que ambos documentos pueden ser transmitidos en redes sociales a través de Internet. La única diferencia es que el formato estructurado facilita su tratamiento automatizado mientras que el no estructurado no lo facilita.
Facturas en formato estructurado
Las facturas en formato estructurado contienen datos y pueden ser generadas automáticamente por los sistemas informáticos de facturación del emisor y ser tramitadas de forma igualmente automatizada por los sistemas informáticos de pago y contabilidad del receptor. Ejemplos de formatos estructurados son los que utilizan el lenguaje XML (como UBL o Facturae), EDIFACT, etc
Facturas en formato no estructurado
Las facturas en formato no estructurado consisten esencialmente en una imagen, lo que implica que su procesamiento para poder ser introducidas en los sistemas informáticos del receptor requiere una intervención manual o un proceso costoso que no suele estar completamente automatizado, como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Entre estas tenemos las facturas en papel escaneadas y los ficheros PDF.
Ventajas de la factura electrónica
Reduce el tiempo de trámite
El proceso de cobranza es fácil y sencillo
Reduce errores manuales
Elimina la utilización de comprobantes físicos
Facilita un acceso más rápido, ágil y fácil a las facturas almacenadas
Almacenamiento ilimitado
Efecto positivo con el Medio Ambiente
Mayor seguridad con la información
Mejora los Sistemas de Gestión y la Administración de la empresa
